Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung 2025-2027

Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung 3 1. Einleitung ....................................................................................4 2. Die sechs Bausteine der Digitalen Transformation ......... 6-7 a. Digital Governance b. Interkommunale Zusammenarbeit c. Personal und Arbeitskultur d. Infrastruktur und Konsolidierung e. Datenschutz und IT-Sicherheit f. Daten 3. Die digitale Transformationsstrategie ............................. 8-21 a. Digitale Bürgerservices .....................................................................10 b. Automatisierung .................................................................................12 c. Datenschutz und Datensicherheit ...............................................14 d. IT-Infrastruktur .....................................................................................16 e. IT- und Cybersicherheit ....................................................................18 f. E-Learning und Wissensmanagement ........................................20 4. Datenleitlinien ...................................................................22-39 a. Einleitung und Leitfragen ................................................................22 b. Leitlinie: Transparenz .........................................................................28 c. Leitlinie: Datenschutz........................................................................30 d. Leitlinie: Daten als öﬀ entliches Gut .............................................32 e. Leitlinie: Inklusion und Teilhabe ....................................................34 f. Leitlinie: Nachhaltigkeit und Langfristigkeit ............................36 g. Leitlinie: Verantwortung und ethische Nutzung .....................38

4 Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung Fundament und Leitlinien EINLEITUNG Die digitale Transformation der Verwaltung fußt auf einem stabilen Fundament, das sich aus sechs essenziellen Bausteinen zusammensetzt: Digital Governance, interkommunale Zusammenarbeit, Personal und Arbeitskultur, Infrastruktur und Kon- solidierung, Datenschutz und IT-Sicherheit sowie Daten. Diese Bausteine bilden die Grundlage für eine moderne, eﬃ ziente und bürgerzentrierte Verwaltung und sorgen für eine nachhaltige und zukunftsorientierte Weiterentwicklung der Ver- waltungsstrukturen. Die Transformationsstrategie und die Datenleit- linien bilden die beiden tragenden Säulen der digitalen Verwaltung. Sie sind untrennbar mitein- ander verbunden und gewährleisten eine umfas- sende, strukturierte und nachhaltige Umsetzung der Transformation. Durch das koordinierte Zusammenspiel der sechs Bausteine und tragenden Säulen wird der Transformationsprozess der Verwaltung eﬀ ektiv unterstützt. Als übergreifendes Konzept stellt die Transformation der Verwaltungsdienstleistungen sicher, dass die Kreisverwaltung Siegen-Wittgen- stein langfristig strategisch ausgerichtet bleibt. Durch vernetzte Zusammenarbeit, zuverlässige Daten und innovative Technologien entsteht eine Verwaltung, die eﬃ zient, bürgernah und nachhal- tig handelt. Die konsequente Umsetzung dieser Leitlinien optimiert nicht nur interne Abläufe, son- dern stärkt auch das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger und stellt die Verwaltung zukunftssi- cher auf. Die Strategie ist dynamisch angelegt und wird regelmäßig überprüft und angepasst, um ﬂ exibel auf technologische Entwicklungen reagieren zu können.

Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung 7 01 Interkommunale Zusammenarbeit: 04 Infrastruktur & Konsolidierung: Die „Gemeinsame Initiative Digitalisierung“ (GID) fördert seit 2017 den Wissensaustausch und gemeinsame Digitalisierungsprojekte. Ziel: Synergien nutzen, Standards abstimmen, Innovationen vorantreiben. Schwerpunkte: Eine zukunftssichere IT-Infrastruktur ist das Fun- dament der digitalen Verwaltung. Konsolidierung erhöht Eﬃ zienz und senkt Kosten. Schwerpunkte: • Optimierung und Standardisierung bestehender IT-Systeme • Gemeinsame Digitalisierungsprojekte • Einsatz moderner Technologien • Best-Practice-Austausch • Interkommunale Vernetzung • Automatisierung wiederkehrender IT-Prozesse zur Entlastung von Ressourcen • Implementierung eines umfassenden IT- Sicherheitskonzepts zur Abwehr von Cyberangriﬀ en 02 Arbeitskultur & Personal: 05 Datenschutz & IT-Sicherheit: Flexibilität, Eigenverantwortung und Weiter- bildung sind essenziell für die digitale Trans- formation. Innovative Arbeitsmodelle befähigen Mitarbeitende, den Wandel aktiv mitzugestalten. Schwerpunkte: Sichere digitale Verwaltung durch DSGVO-Com- pliance und proaktives Sicherheitsmanagement zum Schutz sensibler Daten und Systemintegrität. Schwerpunkte: • Regelmäßige Sicherheitsaudits & Penetrationstests • Hybride Arbeitsmodelle (Homeoﬃ ce, Co-Working) • Erweiterung von Sicherheitsstandards • Digitale Weiterbildungsangebote • Schulungen zur Sensibilisierung für Datenschutz & • E-Learning-Plattformen (z. B. SiWi-Plattform) IT-Sicherheit 03 Digital Governance: IT-Architektur, KI & Change-Management: 06 Daten: Erfolgreiche Digitalisierung erfordert klare Steuerung, ﬂ exible IT-Strukturen und gezielten KI-Einsatz zur Prozessoptimierung. Change- Management fördert Akzeptanz durch Schulun- gen und transparente Kommunikation. Schwerpunkte: Daten stellen eine Grundlage der digitalen Trans- formation dar. Ohne verlässliche und qualitativ hochwertige Datengrundlagen können IT- Systeme nicht miteinander kommunizieren und es kann kein nachhaltiger Mehrwert geschaﬀ en werden. • Projektgruppe zur Steuerung von IT-Projekten Schwerpunkte: • Schulungen zu digitalen Technologien • KI für Automatisierung (z. B. Chatbots, Rechnungsworkﬂ ow, Übersetzungs-KI) • Zukünftige Automatisierungspotenziale zur Eﬃ zienzsteigerung • Erstellung einer Datenstrategie als Weiterentwicklung der Datenleitlinien (ab S. 22) • Durchführung einer Dateninventur in der Kreisverwaltung

8 Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung Transformationsstrategie Kreis Siegen-Wittgenstein ISTZUSTAND VISION ZIEL Die Kreisverwaltung Siegen-Wittgenstein ist zen- trale Anlaufstelle für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen im Kreisgebiet und bietet ein brei- tes Spektrum an Dienstleistungen – von der So- zial- und Jugendhilfe über den Gesundheitsschutz und –prävention bis hin zu digitalen Services. Als moderne Verwaltung möchte die Kreisverwaltung stetig die eigenen Prozesse optimieren, innovati- ve Arbeitsmethoden nutzen und die Servicequali- tät fortlaufend steigern. Unsere Vision für das Jahr 2027 ist eine moder- ne, digitale und bürgerzentrierte Verwaltung, die durch Eﬃ zienz, Transparenz und IT-Sicherheit überzeugt. Ein ﬂ exibles Lernumfeld ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre digitalen Kompetenzen mithilfe der E-Learning-Plattform SiWi kontinuier- lich auszubauen. Durch automatisierte Prozesse und den Einsatz von Workﬂ ow-Tools sowie der digitalen Akte werden manuelle Tätigkeiten redu- ziert und medienbruchfreie Abläufe geschaﬀ en. Die Covid-19-Pandemie hat die Relevanz der Digi- talisierung deutlich gemacht. Infolgedessen wur- den hybride Arbeitsmodelle eingeführt und digi- tale Prozesse vorangetrieben. Ein Cyber-Angriﬀ auf den IT-Dienstleister im Oktober 2023 führte jedoch zu erheblichen Unterbrechungen: Projekte mussten pausiert werden und konnten erst nach der Wiederherstellung der Systeme schrittweise fortgesetzt werden. Dieses Ereignis verdeutlichte die Notwendigkeit von Resilienz und IT-Sicherheit in einer zukunftsfähigen Verwaltung. Die Vielzahl an Krisen hat zudem den Abschluss einiger Pro- jekte der bisherigen Digitalisierungsstrategie ver- zögert. Da die vorangegangene Digitalisierungsstrategie zum 31. Dezember 2024 endete, wird sie durch die neue Transformationsstrategie ersetzt, die im März 2025 verabschiedet wurde. Einige Projekte aus der Kategorie „konkrete Aktionen“ nehmen bei der Umsetzung eine zentrale Rolle ein. Lau- fende Projekte werden in die neue Strategiephase integriert, um die Verwaltung sicher, modern und bürgernah auszurichten. Eine moderne IT-Infrastruktur ermöglicht hyb- ride Arbeitsmodelle und fördert eine nahtlose Zusammenarbeit, sowohl für die Arbeit in den Dienststellen als auch bei der Nutzung mobiler Arbeit. Die Sicherheit der Systeme wird durch die Arbeitsgruppe IT-Sicherheit in regelmäßigen Audits gewährleistet. Schulungen sensibilisieren Mitarbeitende für Cyber-Risiken, während Daten- schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zu- gangskontrollen das Vertrauen stärken. Ergänzend dazu sorgt ein Rollen- und Berechti- gungskonzept dafür, dass Benutzergruppen klare Zugriﬀ srechte erhalten und nur befugte Personen gemäß dem Need-to-know-Prinzip auf sensible In- formationen zugreifen können. In der Kreisverwal- tung wird dieses Konzept genutzt, um die Vertrau- lichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten, das interne Kontrollsystem zu stärken und den IT- Sicherheitsstandards gerecht zu werden.

10 Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung Digitale Bürgerservices Die Bürgerinnen und Bürger erwarten heute einen unkomplizierten, barrierefreien und digitalen Zu- gang zu den Dienstleistungen der Verwaltung – die Digitalisierung der Bürgerdienste ist daher ein wesentlicher Schritt auf dem Weg zu einer eﬃ zien- ten und bürgerfreundlichen Verwaltung. Eine zen- trale Grundlage hierfür bildet das Onlinezugangs- gesetz (OZG), das die vollständige Digitalisierung aller Verwaltungsleistungen vorschreibt. Neben der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben stehen die Weiterentwicklung bestehender Angebote und die Einführung innovativer Services im Fokus. Verschiedene Ämter übernehmen dabei eine Schlüsselrolle: Während das Personalamt digitale Self-Service-Portale entwickelt, setzt das Jugend- amt auf nutzerfreundliche Antragsplattformen. Das Gesundheitsamt erweitert sein Angebot um digitale Terminbuchungen und das Amt für IT, Di- gitalisierung und Organisation sorgt für die tech- nische Umsetzung und Integration. Ziel ist es, den Bürgerinnen und Bürgern transparente, komfor- table und verlässliche digitale Zugänge zu bieten. ZIELE: • Digitale Vollversorgung: Umsetzung der OZG-Vorgaben durch Digitalisierung aller Verwaltungsleistungen • Nutzerzentrierung: Entwicklung von intuitiven, barrierefreien Services, die auf die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger abgestimmt sind • Prozesseﬃ zienz: Automatisierung interner Abläufe zur Verkürzung von Bearbeitungszeiten und optimierten Ressourcennutzung • Datenschutz gewährleisten: Sicherstellung eines hohen Schutzniveaus für Daten gemäß den Vorgaben der Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO) • Transparenz und Bürgernähe: Klare Kommunikation und transparente Abläufe zur Förderung der Akzeptanz digitaler Services

Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung 11 AKTIONSPLÄNE: OZG-Umsetzung: Digitalisierung aller bislang fehlenden Ver- waltungsleistungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen Benutzerfreundlichkeit steigern Chatbot: Einführung eines Chatbots auf der Homepage der Kreisverwaltung Fokus auf stark nachgefragte Dienste Personalamt: Online-Beantragung von Zeug- nissen und digitalen Bescheinigungen Jugendamt: Plattform für Zuschuss- und Unter- stützungsanträge Gesundheitsamt: Online-Terminbuchung für relevante Dienstleistungen, Bereitstellung eines digitalen Prozesses für die Schuleingangsunter- suchung und Online-Angebote wie z. B. Video- sprechstunden für den Sozialpsychiatrischen Dienst und die Beratungsdienste Amt für IT, Digitalisierung und Organisation: Entwicklung einer zentralen Plattform für digitale Verwaltungsservices Digitales Terminvergabesystem (TeVIS): Erwei- terte Nutzung des Systems zur Optimierung der Terminvergabe und Verkürzung von Wartezeiten Designoptimierung: Entwicklung intuitiver Benut- zeroberﬂ ächen unter Berücksichtigung von Barri- erefreiheit (z. B. BITV 2.0) und Mehrsprachigkeit Öﬀ entlichkeitsarbeit: Aufklärung über digitale Services durch Kampag- nen und Online-Anleitungen DSGVO-konforme Gestaltung: Sicherstellung der Datenschutzrichtlinien bei der Entwicklung und Bereitstellung von digitalen Services Digitale Angebote stärken: Bündelung aller digitalen Dienstleistungen auf einer einheitlichen Plattform für eine durchgän- gige Nutzererfahrung Sicherheitsaudits: Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen durch Audits und Penetrationstests Feedbacksystem: Einführung eines kontinuierlichen Rückmelde- systems zur Verbesserung der Services Verschlüsselung und Authentisierung: Gewährleistung verschlüsselter Transaktionen und Einführung sicherer Authentiﬁ zierungsmethoden Regelmäßige Updates: Anpassung der digitalen Angebote an technolo- gische Entwicklungen und Nutzerbedürfnisse Integration der BundID: Ermöglichung eines zentralen Logins für Bürger- innen und Bürger zur vereinfachten Abwicklung von Verwaltungsleistungen KONKRETE AKTIONEN: » Personalamt: Einführung eines digitalen Self-Service-Portals für interne Antragsverfahren » Jugendamt: Plattform für digitale Anträge im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe » Gesundheitsamt: Digitale Terminbuchung und Angebot von Online-Sprechstunden » Amt für IT, Digitalisierung und Organisation: Technische Unterstützung bei der Umsetzung der digitalen Services in allen Fachbereichen

12 Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung Automatisierung Die Automatisierung von Verwaltungsprozessen bildet einen entscheidenden Schritt hin zu einer modernen, eﬃ zienten Verwaltung. Durch den Ein- satz digitaler Workﬂ ows und der digitalen Akte werden papierbasierte Abläufe abgelöst und ma- nuelle Tätigkeiten perspektivisch zunehmend re- duziert. Um diesen Wandel gezielt voranzutreiben, arbei- tet das Personalamt an der Automatisierung in- terner Antragsverfahren, das Jugendamt an di- gitalen Lösungen für Antragsstellungen und das Gesundheitsamt setzt auf eine verbesserte digi- tale Infrastruktur. Das Amt für IT, Digitalisierung und Organisation unterstützt als zentrale Koordi- nierungsstelle die Implementierung und Standar- disierung dieser Technologien. Durch die Prozess- digitalisierung werden Arbeitsabläufe mithilfe von Workﬂ ow-Tools optimiert, was zu einer transpa- renten und nachvollziehbaren Bearbeitung führt. ZIELE: • Eﬃ zienzsteigerung: Reduktion manueller Tätigkeiten und Beschleunigung von Bearbeitungszeiten durch automatisierte Workﬂ ows • Transparenz: Klare Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsständen und transparente Dokumentation der Prozessschritte • Fehlerreduktion: Standardisierte Abläufe minimieren Fehlerquellen und verbessern die Prozessqualität • Integration der digitalen Akte: Durchgängige Verknüpfung von Workﬂ ows mit der digitalen Akte für eine nahtlose Bearbeitung • Entlastung der Mitarbeitenden: Automatisierung von Routineaufgaben schaﬀ t Freiräume für strategische Tätigkeiten und wirkt dem Fachkräftemangel entgegen AKTIONSPLÄNE: Workﬂ ow-Tool einführen: Implementierung einer zentralen Workﬂ ow- Management-Software für alle Fachämter Feedbacksystem integrieren: Laufende Optimierung der Workﬂ ows auf Grund- lage des Feedbacks der Mitarbeitenden Digitaler Posteingang: Implementierung eines digitalen Posteingangs für die automatisierte Verarbeitung von Doku- menten

Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung 13 KONKRETE AKTIONEN: » Personalamt: Automatisierung der Antragsbearbeitung und Personalprozesse sowie Einführung von Bewerbermanagementsystemen zur Digitalisierung und Eﬃ zienzsteigerung im Personalwesen » Jugendamt: Digitalisierung der Antragstellung und Bearbeitung von Anträgen » Gesundheitsamt: Einführung der Telematikinfrastruktur » Amt für IT, Digitalisierung und Organisation: Standardisierte Genehmigungsprozesse für IT-Beschaﬀ ungen » Ämterübergreifende Prozesse: Digitalisierung des Prozesses „Änderungsmitteilung“ in Zusammenarbeit mit dem Amt für IT, Digitalisierung und Organisation, dem Amt für Immobilien und dem Personalamt; Testphasen der neuen Workﬂ ows in den beteiligten Ämtern vor dem ﬂ ächendeckenden Rollout

14 Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung Datenschutz / Datensicherheit Datenschutz und Datensicherheit sind zentrale Voraussetzungen für eine vertrauenswürdige di- gitale Verwaltung. Sie gewährleisten die Vertrau- lichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von sensib- len Daten und schützen vor unbefugtem Zugriﬀ , Datenverlust und Missbrauch. Die konsequente Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer gesetzlicher Vorgaben bil- det die Grundlage für verlässliche Verwaltungs- prozesse. Besonders das Jugendamt verarbeitet sensible Fallakten, das Personalamt schützt personalbe- zogene Daten und das Gesundheitsamt stellt den Schutz medizinischer Informationen sicher. Das Amt für IT, Digitalisierung und Organisation koor- diniert die Datenschutzstrategie und unterstützt die Fachämter bei der Umsetzung. ZIELE: • Rechtskonformität sicherstellen: Gewährleistung der DSGVO und aller relevanten Datenschutzvorgaben bei der Verarbeitung und Speicherung von Daten • Sensible Daten schützen: Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von personenbezogenen und medizinischen Informationen • Vertrauen fördern: Aufbau von Vertrauen durch transparente und sichere Datenverarbeitungsprozesse • Risikominimierung: Reduktion von Datenschutzverletzungen und Cyber-Angriﬀ en durch präventive Maßnahmen • Sensibilisierung stärken: Schulungen zur Förderung eines datenschutzbewussten Verhaltens auf allen Verwaltungsebenen • Transparenz gewährleisten: Klare Kommunikation über Datenschutz- maßnahmen und den Umgang mit Daten

Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung 15 AKTIONSPLÄNE: Datenschutzmanagementsystem (DSMS) einführen: Systematische Überwachung und Sicherstellung der Datenschutzvorgaben in allen Bereichen der Verwaltung Protokollierung und Monitoring: Implementierung von Systemen zur Überwa- chung und Nachverfolgung von Zugriﬀ en und Aktivitäten Datenschutzrichtlinie erstellen: Festlegung klarer Regeln für den Umgang mit Daten und regelmäßige Sensibilisierung der Mitarbeitenden Phishing-Simulationen: Durchführung von Tests zur Erkennung von Cyber-Bedrohungen und zur Verbesserung der Reaktionsfähigkeit der Mitarbeitenden Datenverschlüsselung: Verschlüsselung gespeicherter und übertragener Daten zur Verhinderung unbefugten Zugriﬀ s Zugriﬀ skontrollen: Einführung von rollenbasierten Berechtigungen nach dem Need-to-know-Prinzip Notfallplanung und Krisenmanagement Notfallplan entwickeln: Erstellung eines Plans zur Reaktion auf Daten- schutzverletzungen inklusive Meldepﬂ ichten Lessons-Learned-Prozesse: Analyse von Sicherheitsvorfällen zur kontinuier- lichen Verbesserung der Datenschutzmaßnahmen Regelmäßige Risikoanalysen: Laufende Überprüfung der Datenschutzmaß- nahmen zur Anpassung an neue Bedrohungen Feedbacksysteme: Einrichtung anonymer Meldewege für Daten- schutzverstöße und Sicherheitslücken KONKRETE AKTIONEN: » Personalamt: Sicherung der digitalen Personalakten durch verschlüsselte Speicherung und strenge Zugriﬀ skontrollen » Jugendamt: Schutz von Kinderschutzdaten durch verschlüsselte Fallakten und sichere Zugriﬀ sprotokolle » Gesundheitsamt: Verschlüsselung medizinischer Daten und Einführung sicherer Übertragungsprotokolle gemäß gesetzlicher Vorgaben » Amt für IT, Digitalisierung und Organisation: Zentrale Koordination der Datenschutzstrategie und Unterstützung der Fachämter bei der Umsetzung

16 Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung IT-Infrastruktur Die IT-Infrastruktur bildet das technologische Fun- dament für eine zeitgemäße und leistungsfähige Verwaltung. Sie umfasst essenzielle Elemente wie Hardware, Software, Netzwerke und Cloud-Tech- nologien, die eine verlässliche und sichere Ausfüh- rung von Verwaltungsaufgaben gewährleisten. Eine zukunftsorientierte IT-Infrastruktur verbindet Sicherheit, Flexibilität, Skalierbarkeit, Benutzer- freundlichkeit und Nachhaltigkeit. Das Personalamt, das Jugendamt sowie das Amt für IT, Digitalisierung und Organisation benötigen speziﬁ sch angepasste Lösungen, die ihre individu- ellen Anforderungen unterstützen. Durch konti- nuierliche Modernisierung und Optimierung der IT-Infrastruktur wird gewährleistet, dass alle Fach- bereiche eﬃ zient arbeiten und die digitale Trans- formation erfolgreich umgesetzt wird. ZIELE: • Sicherer Betrieb: Gewährleistung der Sicherheit und Verfügbarkeit aller Systeme • Flexibilität und Skalierbarkeit: Aufbau einer Infrastruktur, die sich dynamisch an wachsende Anforderungen und technologische Neuerungen anpassen kann • Datenschutz: Schutz der IT-Infrastruktur und Datenbestände durch robuste Sicherheitsmechanismen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben • Nachhaltigkeit: Einsatz energieeﬃ zienter Technologien zur Ressourcenschonung und Minimierung der Umweltbelastung • Benutzerfreundlichkeit: Schaﬀ ung einer Infrastruktur, die den Mitarbeitenden eine intuitive und eﬀ ektive Arbeitsumgebung bietet

Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung 17 AKTIONSPLÄNE: KONKRETE AKTIONEN: Modernisierung und Vereinheitlichung » Jugendamt: Implementierung sicherer digitaler Fallakten für den Schutz sensibler Daten » Amt für IT, Digitalisierung und Organisation: Erarbeitung und Umsetzung einer zentralen IT-Strategie zur Unterstützung aller Fachbereiche; Implementierung einer Inventarisierung zur Übersicht der Softwarestände Zentralisierung: Konsolidierung der IT-Systeme in zentralen Rechenzentren und Einführung hybrider Cloud-Lösungen für erhöhte Flexibilität Netzwerkmodernisierung: Aufbau eines modernen, ﬂ ächendeckenden WLAN-Netzwerks zur Verbesserung der Konnek- tivität und Zusammenarbeit Energieeﬃ ziente Hardware: Beschaﬀ ung moderner Geräte mit geringem Stromverbrauch zur Minimierung der ökolo- gischen Belastung Patch-Management: Einführung eines zentralen Systems zur regel- mäßigen Aktualisierung und Überwachung von Anwendungen und Geräten Netzwerksegmentierung: Trennung kritischer Systeme und sensibler Daten- bereiche zur Erhöhung der IT-Sicherheit

18 Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung IT- und Cybersicherheit IT- und Cybersicherheit bilden zentrale Säulen für den Schutz sensibler Daten und den zuverlässigen Betrieb der IT-Infrastruktur. Besonders die Ämter Jugendamt, Personalamt, Gesundheitsamt sowie das Amt für IT, Digitalisierung und Organisation verarbeiten hochsensible personenbezogene Da- ten, was höchste Sicherheitsstandards erfordert. Die Ereignisse des Cyber-Angriﬀ s im Oktober 2023 unterstreichen die Notwendigkeit einer umfas- senden Sicherheitsstrategie, die technische und organisatorische Projekte kombiniert, um Bedro- hungen frühzeitig zu erkennen, abzuwehren und eine rasche Wiederherstellung im Ernstfall zu ge- währleisten. Eine robuste Sicherheitsinfrastruktur gewährleis- tet nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sondern stärkt auch das Vertrauen der Bürgerin- nen und Bürger in die digitale Verwaltung. Durch Projekte wie technische Schutzsysteme, organisa- torische Richtlinien, gezielte Schulungen und kon- tinuierliche Optimierung wird eine widerstands- fähige IT-Landschaft geschaﬀ en, die aktuellen Sicherheitsanforderungen gerecht wird. ZIELE: • Schutz sensibler Daten: Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit personenbezogener und verwaltungsrelevanter Informationen • Früherkennung und Abwehr: Einsatz moderner Technologien wie Endpoint-Detection-and-Response-Systemen (EDR) zur rechtzeitigen Identiﬁ kation und automatisierten Abwehr von Bedrohungen • DSGVO-Compliance: Sicherstellung der rechtssicheren Verarbeitung und Speicherung von Daten • Sensibilisierung der Mitarbeitenden: Förderung eines sicherheitsbewussten Verhaltens durch Schulungen und Aufklärung • Ausfallsicherheit und Wiederherstellung: Implementierung von Disaster-Recovery- Plänen und regelmäßigen Backups zur schnellen Wiederherstellung nach Vorfällen

Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung 19 AKTIONSPLÄNE: IT-Sicherheitsmanagementsystem (ISMS): Einführung eines umfassenden ISMS mit Partnern zur kontinuierlichen Verbesserung der Sicherheitsmaßnahmen Sicherheitsüberwachung und -tests: Aufbau eines Security Operations Centers (SOC) zur zentralen Überwachung und Analyse von Sicherheitsvorfällen Regelmäßige Audits, Penetrationstests und An- griﬀ ssimulationen zur Überprüfung der Abwehr- bereitschaft Technische Schutzmaßnahmen: Einsatz moderner Sicherheitslösungen wie Multi-Faktor-Authentiﬁ zierung (MFA), Antiviren- software, Firewalls und verschlüsselter Speicher- lösungen Implementierung sicherer Übertragungspro- tokolle und Verschlüsselungstechnologien für besonders schützenswerte Daten Notfallplanung und Lessons-Learned-Prozesse: Erstellung und regelmäßige Tests von Notfall- plänen zur schnellen Wiederherstellung kritischer Systeme. Analyse von Sicherheitsvorfällen zur Identiﬁ kation von Schwachstellen und kontinuierlichen Ver- besserung der Sicherheitsstrategie KONKRETE AKTIONEN: » Personalamt: Zugriﬀ skontrollen nach dem Need-to-know-Prinzip und Schutz von Bewerberdaten » Jugendamt: Verschlüsselte Speicherung und Übertragung sensibler Fallakten » Gesundheitsamt: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben durch sichere Verschlüsselungstechnologien » Amt für IT, Digitalisierung und Organisation: Zentrale Unterstützung und Koordination der Sicherheitsmaßnahmen in allen Fachämtern

20 Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung E-Learning / Wissensmanagement Zu Beginn des Jahres 2025 wird die E-Learning- Plattform SiWi als zentrales Instrument für digitale Fortbildungs- und Onboarding-Prozesse einge- führt. Die Plattform bietet Fachämtern die Mög- lichkeit, individuelle Schulungen eigenständig zu erstellen und zu verwalten. Die Ämter Personal- amt, Jugendamt, Gesundheitsamt sowie das Amt für IT, Digitalisierung und Organisation werden bei der Einführung der SiWi-Plattform eine Vorreiter- rolle übernehmen und gezielt die umfangreichen Funktionen der Plattform nutzen. Das Amt für IT, Digitalisierung und Organisation fungiert als zen- trale Unterstützungseinheit und stellt sicher, dass SiWi-Plattform-Beauftragte durch gezielte Schu- lungen befähigt werden, die Plattform eﬃ zient einzusetzen. Die Plattform geht über die reine Qualiﬁ zierung hi- naus, indem es die digitale Kompetenz der Mitar- beitenden stärkt, die interdisziplinäre Zusammen- arbeit fördert und eine nachhaltige sowie ﬂ exible Weiterbildung ermöglicht. Durch standardisierte Einarbeitungsprozesse wird die Wissensvermitt- lung optimiert, was langfristig zu einer Steigerung der Qualität und Eﬃ zienz in der Verwaltung führt. ZIELE: Die Einführung der SiWi-Plattform verfolgt mehrere strategische Ziele: • Digitale Kompetenzen fördern: Ausbau von Fähigkeiten im Umgang mit digitalen Technologien • Eﬃ zientes Onboarding: Standardisierte und eﬃ ziente Einarbeitung neuer Mitarbeitender • Flexibilität in der Weiterbildung: Individuelle und bedarfsgerechte Schulungen ermöglichen • Nachhaltigkeit und Qualitätssicherung: Dauerhafte Aktualität und hohe Standards der Lerninhalte • Kostenreduktion: Verringerung des Aufwands für Präsenzschulungen • Wissenstransfer sichern: Langfristige und strukturierte Wissensvermittlung gewährleisten; Pﬂ ichtschulungen können überprüfbar durchgeführt werden

Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung 21 AKTIONSPLÄNE: Schulungen für SiWi-Plattform-Beauftragte Amt für IT, Digitalisierung und Organisation bietet Workshops zur Vermittlung technischer und inhaltlicher Kenntnisse der Plattform Geschulte SiWi-Plattform-Beauftragte agieren als Multiplikatoren und unterstützen die Fachämter bei der Kursentwicklung Personalfortbildung: Schulungen (z. B. über SiWi-Plattform) für Mitarbeitende zur kompetenten Bearbeitung von Bürgeranfragen zu digitalen Angeboten Zentrale Onboarding-Kurse: Entwicklung modularer Einführungen zu Daten- schutz, IT-Sicherheit und internen Prozessen Sensibilisierung und Schulungen: Regelmäßige Schulungen für Mitarbeitende zu Themen wie Passwortsicherheit, Phishing-Erken- nung und sicherem Umgang mit sensiblen Daten E-Learning-Module: Bereitstellung von E-Learning-Modulen und Handlungsanleitungen zur Förderung eines sicherheitsbewussten Verhaltens Schulungen und Awareness-Kampagnen: Regelmäßige Weiterbildungen zu Datenschutz- themen Qualitätssicherung Einführung eines Feedback-Mechanismus zur kontinuierlichen Verbesserung der Schulungen und Kursinhalte KONKRETE AKTIONEN: » Personalamt: Schulungen zu arbeitsrechtlichen Grundlagen, internen Abläufen, Soft-Skills-Trainings und Onboarding-Kursen „Willkommen beim Kreis Siegen-Wittgenstein“ » Jugendamt: Module zu Kinderschutzrecht, Fallmanagement und speziﬁ scher Einarbeitung » Gesundheitsamt: SiWi-Kurs zur Einführung in die Fachanwendungen, sowie zum Thema Datenschutz und IT-Sicherheit im Kontext des Gesundheitsamtes » Amt für IT, Digitalisierung und Organisation: Schulungen zu digitalen Tools, Best Practices und Informationsvideos („IT leicht gemacht“)

22 Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung Datenleitlinien Die öﬀ entlichen Verwaltungen stehen vor gro- ßen Herausforderungen durch den demograﬁ - schen Wandel, insbesondere mit dem Ruhestand der Babyboomer-Generation. Dies droht die Leistungsfähigkeit zu beeinträchtigen, während technologische Fortschritte andererseits immen- se Potenziale zur Eﬃ zienzsteigerung bieten. Eine robuste digitale Infrastruktur ist essenziell, um moderne Technologien zu nutzen. Dabei muss der Digitalisierungsprozess transparent und barriere- frei gestaltet sein, um alle Bevölkerungsgruppen einzubeziehen. Eine strategische Planung ist not- wendig, um Risiken zu minimieren und eine zu- kunftsfähige Verwaltung aufzubauen. Daten spielen eine zentrale Rolle in der digitalen Transformation. Sie ermöglichen die Implemen- tierung moderner Technologien und die Steige- rung der Eﬃ zienz öﬀ entlicher Dienstleistungen. Im Kreis Siegen-Wittgenstein sind klare Richtlinien für den Umgang mit Daten erforderlich, um deren volles Potenzial zu nutzen und gleichzeitig Daten- schutz sowie Bürgerbeteiligung zu gewährleisten. Eine datengestützte Verwaltung kann das Vertrau- en stärken und Innovationen fördern. Schulungen und Weiterbildungen der Mitarbei- tenden sind entscheidend, um die digitale Trans- formation erfolgreich umzusetzen. Der Erfolg hängt von einer Balance zwischen technologi- schem Fortschritt, Datensicherheit und öﬀ entli- chem Vertrauen ab. Eine inklusive Digitalisierung vermeidet digitale Ungleichheiten und fördert die Akzeptanz. Die Kreisverwaltung Siegen-Wittgenstein strebt eine vernetzte und automatisierte Datenverarbei- tung an, um fundierte Entscheidungen zu ermög- lichen und repetitive Aufgaben zu reduzieren. Dies erleichtert die Arbeit der Mitarbeitenden und verbessert die Dienstleistungen. Die intelligente Nutzung von Daten erlaubt es der Verwaltung, proaktiv zu agieren und Anliegen eﬃ zient zu be- arbeiten. Automatisierte Prozesse reduzieren Ver- waltungsaufwand und fördern eine bürgernahe Verwaltung. Die Kreisverwaltung positioniert sich damit als Vorreiter einer modernen, innovativen Verwaltung.

Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung 23 Leitfragen Warum werden Leitlinien für den Um- gang mit Daten benötigt? Die Datenleitlinien dienen dazu, klare Rahmenbe- dingungen für den zukünftigen Umgang mit Da- ten in der Verwaltung zu schaﬀ en. Sie deﬁ nieren Prinzipien, die als Grundlage für konkrete Hand- lungsanweisungen zur Datenverarbeitung und -nutzung der späteren Datenstrategie dienen. Ziel dieser Handlungsanweisungen ist es, eine hoch- wertige Datengrundlage zu schaﬀ en, auf die die Verwaltung verlässlich zugreifen kann. Nur durch qualitativ hochwertige Daten lassen sich präzise und aussagekräftige Analysen durch- führen. Aspekte wie Vollständigkeit, Konsistenz, Aktualität, Korrektheit und Zugänglichkeit spielen hierbei eine zentrale Rolle. Die fortlaufende Über- wachung und Verbesserung der Datenqualität si- chert die Integrität und den Wert der Datensätze. Darüber hinaus ist es notwendig, die Prinzipien regelmäßig zu evaluieren und an neue technolo- gische Entwicklungen sowie gesellschaftliche An- forderungen anzupassen. Diese dynamische und ﬂ exible Herangehensweise ist entscheidend, um die Herausforderungen eines datengetriebenen Ansatzes zu bewältigen und gleichzeitig Innova- tionen zu fördern. Was ist eine „datengetriebene“ Verwal- tung? Eine datengetriebene Verwaltung nutzt gezielt Daten und Analysen, um mit so generiertem Wissen fundierte Entscheidungen zu treﬀ en und öﬀ entliche Dienstleistungen eﬃ zienter sowie bürgerorientierter zu gestalten. Ziel ist es, die Qualität und Eﬃ zienz der Verwaltungsarbeit zu verbessern, indem präzisere Prognosen, optimier- te Ressourcennutzung und die Berücksichtigung konkreter Bedürfnisse die Entscheidungsﬁ ndung unterstützen. Dieser Ansatz erfordert mehr als den Einsatz tech- nologischer Werkzeuge – er verlangt organisatori- sche Veränderungen. Dazu zählen die Anpassung von Prozessen und Strukturen, der Aufbau ent- sprechender Kompetenzen sowie die Förderung einer datenorientierten Kultur in den Behörden. So kann die Verwaltung ﬂ exibel auf gesellschaft- liche Herausforderungen und Chancen, wie den demograﬁ schen Wandel oder technologische Fortschritte, reagieren. Zudem bietet die datengetriebene Verwaltung die Möglichkeit, Transparenz und Nachvollzieh- barkeit zu fördern. Sie erfordert jedoch eine lang- fristige Strategie, die eine geeignete technische Infrastruktur, klare Prozesse und kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeitenden sicherstellt. Nur so können Daten eﬀ ektiv genutzt und nach- haltige Ergebnisse erzielt werden. Ein ausgewogener datenbasierter Ansatz stärkt die Handlungsfähigkeit der Verwaltung, verbes- sert die Bürgerdienste und schaﬀ t die Grundlage, um zukünftige Herausforderungen proaktiv zu be- wältigen.

24 Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung Leitfragen Warum benötigen wir für eine datenge- triebene Verwaltung Datenleitlinien? Die Etablierung der Datenleitlinien stellt einen grundlegenden Aspekt im Rahmen einer daten- getriebenen Verwaltung dar, da sie Rahmenbe- dingungen für den Umgang mit Daten schaﬀ en. Gleichzeitig fördern Datenleitlinien die Verant- wortlichkeit und Transparenz innerhalb der Ver- waltung. Sie deﬁ nieren den Rahmen für eine verantwortungsvolle und rechtssichere Datennut- zung sowie für die Vermeidung von Missbrauch und fehlerhaften Anwendungen. Dies stärkt das öﬀ entliche Vertrauen in die datengetriebene Ver- waltung. Was unterscheidet die Datenleitlinien von einer späteren Datenstrategie? Die Datenleitlinien legen die grundlegenden Prin- zipien, ethischen Standards und rechtlichen Vor- gaben für den Umgang mit Daten fest. Sie bilden das Fundament, auf dem die Datenstrategie auf- baut. Die Datenstrategie übersetzt diese allgemeinen Prinzipien in konkrete operative Maßnahmen. Sie dient als praxisorientierter Leitfaden, der be- schreibt, wie die Leitlinien genutzt werden, um speziﬁ sche Ziele und Maßnahmen innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens zu realisieren. Ein zentraler Bestandteil der Datenstrategie ist die Förderung einer datenbasierten Kultur in der Ver- waltung. Sie stellt sicher, dass alle Beteiligten – von Führungskräften bis zu Mitarbeitenden – über die notwendigen Ressourcen, Schulungen und Werk- zeuge verfügen, um die Vorgaben der Datenleit- linien eﬀ ektiv umzusetzen. So wird gewährleistet, dass die Verwaltung Daten verantwortungsvoll nutzt und die Vorteile eines datengetriebenen An- satzes vollständig ausschöpft. Welche Rolle nimmt das Gemeinwohl in einer datengetriebenen Verwaltung ein? Das Gemeinwohl steht im Zentrum einer datenba- sierten Verwaltung. Der datengetriebene Ansatz dient dazu, die Lebensqualität der Bürgerinnen und Bürger nachhaltig zu verbessern und staatli- che Maßnahmen eﬃ zienter sowie zielgerichteter zu gestalten. Mithilfe fundierter Datenanalysen können Entscheidungsträgerinnen und Entschei- dungsträger Ressourcen gezielt einsetzen, um so- ziale Gerechtigkeit zu fördern und eine gerechtere Verteilung zu erreichen. Ein solcher Ansatz unterstützt die Verwaltung da- bei, soziale Disparitäten zu verringern und ihrer Verantwortung gegenüber allen Bürgerinnen und Bürgern gerecht zu werden. Die Fokussierung auf das Gemeinwohl ermöglicht es, proaktiv auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Bevölkerung ein- zugehen, statt lediglich auf aktuelle Ereignisse zu reagieren. Die datengetriebene Verwaltung schaﬀ t somit die Grundlage für vorausschauende Handlungsoptio- nen und innovative Lösungsansätze. Diese stärken die Eﬃ zienz der Verwaltung und tragen langfristig zu einer höheren Lebensqualität aller Bürgerinnen und Bürger bei.

Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung 25 INFOBOX: Demograﬁ scher Wandel und technologische Chancen in der Verwaltung Der demograﬁ sche Wandel führt zu einer altern- den Bevölkerung und einem Rückgang der ver- fügbaren Arbeitskräfte, was die öﬀ entliche Ver- waltung vor große Herausforderungen stellt. Besonders der Verlust von Wissen durch den Ru- hestand geburtenstarker Jahrgänge und die sin- kende Attraktivität des öﬀ entlichen Dienstes für junge Menschen wirken sich negativ aus. Gleich- zeitig steigen die Anforderungen an die Verwal- tung, bedingt durch eine alternde Gesellschaft. Technologischer Fortschritt wie Digitalisierung, Automatisierung und künstliche Intelligenz bietet Lösungen. Automatisierte Prozesse reduzieren re- petitive Aufgaben, entlasten Mitarbeitende und steigern Eﬃ zienz und Produktivität. Daten spielen dabei eine zentrale Rolle: Als „Öl des 21. Jahrhun- derts“ gewinnen sie durch Nutzung an Wert. Um ihr Potenzial voll auszuschöpfen, sind klare Richt- linien für eine gemeinwohlorientierte Nutzung notwendig. Investitionen in digitale Infrastruktur, der Schutz sensibler Daten und die Weiterbildung von Mit- arbeitenden sind entscheidend, um zukünftige Technologien erfolgreich zu implementieren und zu nutzen. Durch solche Maßnahmen kann die Verwaltung den demograﬁ schen Wandel bewälti- gen, eﬃ zienter arbeiten und den steigenden An- forderungen gerecht werden.

Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung 27 Leitlinien Aus den zuvor beschriebenen Ausführungen und im Einklang mit dem Leitbild des Gemeinwohls können Verwaltungsdaten als öﬀ entliches Gut verstanden werden, das der Allgemeinheit dient. Vor diesem Hintergrund lassen sich sechs Dimen- sionen ableiten, die das zukünftige datenbezoge- ne Handeln leiten sollen: Transparenz Datenschutz stärkt das Vertrauen in staatliche Institutionen, indem gewährleistet, dass personenbezogene Daten nur sie Bürgern Zugang zu Informationen über Daten anlassbezogen und unter Wahrung der Privatsphäre und Entscheidungsprozesse ermöglicht. Sie fördert verarbeitet werden. Er schützt die Rechte der Bürger- Rechenschaftspﬂ icht, Eﬃ zienz und Eﬀ ektivität in der innen und Bürger und stärkt das Vertrauen in neue Verwaltung. Technologien. Daten als öﬀ entliches Gut Inklusion und Teilhabe bieten einen wertvollen gesellschaftlichen und bedeuten einen gerechten und barrierefreien Zu- wirtschaftlichen Mehrwert, indem sie zugänglich gang zu Daten für alle Bürgerinnen und Bürger. Dazu und nutzbar gemacht werden. gehören repräsentative Datenerhebungen oder der Abbau digitaler Barrieren, um Chancengleichheit und gesellschaftliche Akzeptanz zu stärken. Nachhaltigkeit und Langfristigkeit Verantwortung und ethische Nutzung bedeuten, dass datenbasierte Entscheidungen erfordern die Einhaltung rechtlicher und ethischer soziale, ökologische und wirtschaftliche Folgen über Prinzipien bei der Datenerhebung und -verarbei- lange Zeiträume hinweg berücksichtigen. So kann tung. Besondere Aufmerksamkeit gilt Transparenz, Umwelt und Gesellschaft geschützt und zukünftige Datenschutz und Fairness, insbesondere bei KI. Generationen nicht benachteiligt werden.

28 Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung Transparenz Transparenz ist ein grundlegendes Prinzip für das Funktionieren einer demokratischen Gesellschaft und spielt eine zentrale Rolle, um das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in staatliche Institu- tionen zu stärken. In der öﬀ entlichen Verwaltung bedeutet Trans- parenz unter anderem auch, dass Bürgerinnen und Bürger Zugang zu Informationen über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten haben. Dies beinhaltet nicht nur die Oﬀ enlegung der Daten selbst, sondern auch der Entscheidun- gen, die auf Basis dieser Daten getroﬀ en werden. Durch diese Oﬀ enheit können Bürgerinnen und Bürger genau nachvollziehen, wie und warum LEITLINIE: TRANSPARENZ Die Verwaltung des Kreises Siegen-Wittgen- stein geht über die gesetzlichen Verpﬂ ichtungen zur Transparenz hinaus und stellt umfassende und leicht zugängliche Informationen über ihre Datenerhebungs- und Verarbeitungsprozesse bereit. Während die Datenschutz-Grundverord- nung (DSGVO) in den Artikeln 12 bis 14 bereits vorschreibt, dass betroﬀ ene Personen transpa- rent über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden müssen, behandelt die Kreisverwaltung diese Pﬂ icht nicht als bloße Formalität. Stattdes- sen wird sie klare, verständliche und regelmäßig aktualisierte Berichte über ihre Datenverarbei- tungspraktiken veröﬀ entlichen. Diese Berichte sollen sicherstellen, dass Bürgerinnen und Bürger nachvollziehen können, wie Daten durch die Ver- waltung erhoben, gespeichert und verarbeitet werden. bestimmte Entscheidungen zustande kommen, was eine Kultur der Verantwortlichkeit und des Vertrauens schaﬀ t. Wenn Bürgerinnen und Bür- ger verstehen, auf welchen Grundlagen staatliche Entscheidungen basieren, stärkt dies nicht nur das Vertrauen in die Institutionen, sondern fördert auch die Akzeptanz staatlicher Maßnahmen. Darüber hinaus ermöglicht Transparenz den Bür- gerinnen und Bürgern, sich aktiv in demokratische Prozesse einzubringen und sicherzustellen, dass ihre Interessen und Rechte berücksichtigt werden. All diese Punkte lassen sich in drei Kategorien sub- sumieren, die Transparenz in der öﬀ entlichen Ver- waltung erschaﬀ t: Rechenschaftspﬂ icht, Eﬃ zienz und Eﬀ ektivität. Transparenz wird dabei als essenzielles Element für das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in die Verwaltung angesehen. Darüber hinaus wird die Kreisverwaltung sicherstellen, dass Ver- antwortlichkeiten im Umgang mit Daten klar de- ﬁ niert sind, sodass die Bürgerinnen und Bürger genau wissen, welche Stellen oder Personen für den Schutz und die Verwaltung ihrer Daten ver- antwortlich sind. Dieser Ansatz soll nicht nur gesetzliche Anforde- rungen erfüllen, sondern auch eine oﬀ ene Kom- munikation mit den Bürgerinnen und Bürgern fördern, um das Vertrauen in den verantwortungs- vollen und sicheren Umgang mit Daten zu stärken.

Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung 29 FALLBEISPIEL: TRANSPARENZ In der Kreisverwaltung Musterhausen wurde bis- her lediglich das gesetzlich vorgeschriebene Mindestmaß an Transparenz umgesetzt. Berichte zur Datenverarbeitung waren unübersichtlich ge- staltet und schwer auﬃ ndbar. Bürgerinnen und Bürger mussten aktiv Anfragen stellen, um grund- legende Informationen zu erhalten – ein oft um- ständlicher und zeitintensiver Prozess. Im Rahmen einer Transparenzinitiative hat die Verwaltung nun eine zentrale Online-Plattform eingerichtet. Diese stellt alle relevanten Informa- tionen zur Datenerhebung und -verarbeitung strukturiert und leicht verständlich bereit. Die Plattform umfasst unter anderem eine Daten- bank mit häuﬁ g gestellten Fragen, verständliche Visualisierungen der Datenverarbeitungsschritte sowie klare Angaben zu den verantwortlichen Stellen. Ein Beispiel: Bei der Einführung eines neuen Sys- tems zur Online-Bezahlung von Ordnungswidrig- keiten im Straßenverkehr können Bürgerinnen und Bürger direkt nachvollziehen, welche Daten- kategorien erhoben werden, wie diese genutzt werden und welche rechtlichen Grundlagen dafür gelten. Durch die Bereitstellung solcher Informationen wird nicht nur der Aufwand für Bürgeranfragen er- heblich reduziert, sondern auch das Vertrauen in die Verwaltung nachhaltig gestärkt.

30 Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung Datenschutz Datenschutz stellt sicher, dass personenbezo- gene Daten der Bürgerinnen und Bürger nur in einem Rahmen erhoben und verarbeitet werden, der ihre Privatsphäre respektiert und ihre Rechte schützt und zudem stets anlassbezogen erfolgt. Außerdem trägt der Datenschutz erheblich zu einer gesteigerten Akzeptanz von persönlichen Informationen verarbeitenden Technologien bei, besonders, wenn diese neu erscheinen. LEITLINIE: DATENSCHUTZ Die Kreisverwaltung betrachtet die DSGVO als Mindeststandard und nicht nur als gesetzliche Pﬂ icht. Die DSGVO schreibt in Artikel 5 die Grundprinzipi- en für die Verarbeitung personenbezogener Daten vor, einschließlich Datenminimierung, Zweckbin- dung und Speicherbegrenzung. Die Kreisverwal- tung stellt sicher, dass sie diese Grundsätze strikt einhält und dabei auch über das erforderliche Maß hinausgeht, um den Schutz der Daten der Bürgerinnen und Bürger zu gewährleisten. Beispielsweise wird die Kreisverwaltung Daten- schutz-Folgeabschätzungen (Artikel 35 DSGVO) insbesondere bei automatisier- durchführen, ter Datenverarbeitung, um sicherzustellen, dass die Risiken für die betroﬀ enen Bürgerinnen und Bürger minimiert werden. Besondere personen- bezogene Daten nach Artikel 9 DSGVO werden geschützt und nur unter strengen Sicherheitsvor- kehrungen verarbeitet. Darüber hinaus wird die Kreisverwaltung in Da- tenschutzkenntnisse von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern investieren, um sicherzustellen, dass diese die rechtlichen Anforderungen und ethi- schen Prinzipien des Datenschutzes verinnerlicht haben und anwenden können.

Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung 31 FALLBEISPIEL: DATENSCHUTZ Die Kreisverwaltung Musterstadt hat ein neues Online-Terminvergabesystem eingeführt, um Be- hördengänge eﬃ zienter zu gestalten. Ursprüng- lich begegneten viele Bürgerinnen und Bürger diesem System mit Skepsis, da sie befürchteten, dass ihre persönlichen Daten nicht ausreichend geschützt seien. Um Vertrauen zu schaﬀ en, hat die Verwaltung den Datenschutz gezielt in den Vordergrund ge- rückt. Auf der Plattform wird transparent darge- stellt, welche Daten erhoben werden, warum sie benötigt werden und wie lange sie gespeichert bleiben. Ein interaktives Dashboard zeigt den Nut- zerinnen und Nutzern, wie ihre Daten verarbeitet werden, und bietet eine einfache Möglichkeit, Ein- willigungen zu verwalten oder Daten einzusehen und zu löschen. Zudem wurde ein unabhängiger Datenschutzaudit durchgeführt, dessen Ergebnis- se oﬀ en einsehbar sind. Parallel dazu hat die Verwaltung umfassende Schulungen für ihre Mitarbeitenden organisiert, um sicherzustellen, dass diese den Bürgerinnen und Bürgern bei Datenschutzfragen kompetent Auskunft geben können. Zusätzlich wurde ein Feedback-Tool eingerichtet, über das die Nutze- rinnen und Nutzer ihre Bedenken äußern oder Verbesserungsvorschläge einreichen können.

32 Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung Daten als öﬀ entliches Gut Daten, die von der Kreisverwaltung gesammelt werden, stellen einen wertvollen Rohstoﬀ dar, der zur Förderung des Gemeinwohls genutzt wer- den und einen erheblichen gesamtgesellschaft- lichen Mehrwert darstellen kann. Hierbei ist sich die Kreisverwaltung des Konﬂ iktes zwischen ur- heberrechtlichem Besitz und der Verantwortung zur Nutzbarmachung der Daten bewusst. Der Ge- danke dahinter ist, dass öﬀ entlich erhobene Daten der gesamten Gesellschaft zur Verfügung stehen sollten, um daraus Nutzen zu ziehen und Lösun- gen für gesellschaftliche Herausforderungen zu entwickeln. LEITLINIE: DATEN ALS ÖFFENTLICHES GUT Die Kreisverwaltung wird die Idee, Daten als öf- fentliches Gut zu behandeln, im Einklang mit den bestehenden Datenschutzgesetzen umsetzen. Die Kreisverwaltung stellt daher sicher, dass aus- schließlich nicht-personenbezogene Daten, die keine Rückschlüsse auf einzelne Bürgerinnen und Bürger zulassen, der Öﬀ entlichkeit so weit wie möglich zugänglich gemacht werden. Ein zent- raler Ansatzpunkt dafür ist die Bereitstellung in Open Data-Portalen, über die Wissenschaft, Wirt- schaft und die Zivilgesellschaft auf diese Daten zu- greifen und sie frei für verschiedene Zwecke nut- zen können. Solche oﬀ enen Datenportale fördern Innovation und Transparenz in der Region und er- möglichen gleichzeitig Bürgerinnen und Bürgern, die Entscheidungen der Politik nachzuvollziehen. Gleichzeitig wird die Verwaltung sicherstellen, dass personenbezogene Daten nur dann weiter- gegeben oder verarbeitet werden, wenn eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht. Bei Ver- öﬀ entlichung werden die Daten so anonymisiert oder aggregiert, dass ein Rückschluss auf Einzel- personen nicht möglich ist. Durch diese Maßnahmen gewährleistet die Kreis- verwaltung einen verantwortungsvollen Umgang mit Daten, der sowohl den Schutz der Privatsphä- re der Bürgerinnen und Bürger sicherstellt als auch den Zugang zu wertvollen, nicht-personenbezo- genen Daten für die Allgemeinheit erleichtert.

Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung 33 FALLBEISPIEL: DATEN ALS ÖFFENTLICHES GUT Die Kreisverwaltung Beispielstadt verwaltete bis- her eine Vielzahl von Daten, die jedoch kaum öf- fentlich zugänglich waren. Bürgerinnen und Bür- ger mussten bei Anfragen oft lange warten, da die Informationen nicht zentral bereitgestellt wurden. Um Daten als öﬀ entliches Gut zugänglich zu ma- chen, richtete die Verwaltung ein Open-Data- Portal ein. Dort können Bürgerinnen und Bürger kostenfrei auf Daten aus verschiedenen Berei- chen, wie beispielsweise dem Katasteramt oder Bildungsstatistiken, zugreifen. Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Kita nutzte die Daten aus dem Baumkataster, um gezielt Kasta- nien zum Basteln mit den Kindern zu sammeln. Gleichzeitig konnte eine Bürgerinitiative in heißen Sommermonaten die Baumkataster-Daten ver- wenden, um Bäume in ihrer Nachbarschaft gezielt zu bewässern. Auch Unternehmen proﬁ tieren von der oﬀ enen Datenbereitstellung. Ein Immobilienentwickler nutzt die von der Kreisverwaltung bereitgestellten Katasterdaten, um Standorte für neue Wohnpro- jekte eﬃ zient zu analysieren. Durch den Zugang zu Informationen über Flächennutzung, Boden- richtwerte und Bebauungsgrenzen kann das Un- ternehmen fundierte Entscheidungen treﬀ en und nachhaltige Bauvorhaben planen. Dies reduziert Planungskosten und beschleunigt die Umsetzung von Bauprojekten, was sowohl der Wirtschaft als auch der Bevölkerung zugutekommt. Durch die oﬀ ene Bereitstellung von Daten fördert die Kreisverwaltung nicht nur Transparenz, son- dern ermöglicht es sowohl der Öﬀ entlichkeit als auch Unternehmen, aktiv zur Entwicklung neuer Lösungen beizutragen. Dies stärkt die Zusam- menarbeit zwischen Verwaltung, Wirtschaft und Bürgern und trägt zur nachhaltigen Entwicklung der Region bei.

34 Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung Inklusion und Teilhabe Der Zugang zu und die Nutzung von Daten müs- sen gerecht und inklusiv gestaltet werden. Das bedeutet, dass alle Bürgerinnen und Bürger – un- abhängig von sozialer, ökonomischer oder kultu- reller Herkunft – von datenbasierten Entscheidun- gen und Dienstleistungen proﬁ tieren können. Die öﬀ entliche Verwaltung trägt die Verantwortung dafür, sicherzustellen, dass keine gesellschaftliche Gruppe systematisch benachteiligt wird und alle Teile der Gesellschaft in die Nutzung datenbasier- ter Technologien und Dienstleistungen einbezo- gen werden. Um dies zu gewährleisten, müssen Datenver- arbeitungsprozesse so gestaltet sein, dass sie die Vielfalt der Gesellschaft reﬂ ektieren und den Be- dürfnissen aller Bürgerinnen und Bürger gerecht werden. Dies erfordert gezielte Maßnahmen, wie den Abbau digitaler Barrieren oder die Förderung LEITLINIE: INKLUSION UND TEILHABE Die Kreisverwaltung entwickelt gezielte Mecha- nismen, um sicherzustellen, dass sowohl die er- hobenen Daten als auch die darauf basierenden Entscheidungen die Vielfalt der Gesellschaft an- gemessen widerspiegeln. Dies wird durch die Er- hebung und Analyse von Daten erreicht, die ver- schiedene soziale Gruppen repräsentieren. Gleichzeitig wird die aktive Einbindung von Bür- gerinnen und Bürgern und Interessensgruppen in öﬀ entliche Entscheidungsprozesse gefördert, um unterschiedliche Perspektiven zu berücksichtigen. digitaler Kompetenzen, um sicherzustellen, dass niemand von datenbasierten Angeboten ausge- schlossen wird. Zudem muss die Verwaltung darauf achten, dass die erhobenen Daten fair und repräsentativ sind. Dies bedeutet, dass alle gesellschaftlichen Grup- pen in den Datenerhebungsprozessen angemes- sen berücksichtigt werden und die Auswertung der Daten so erfolgt, dass keine bestehenden Dis- paritäten verstärkt werden. Ein inklusiver und gerechter Zugang zu Daten trägt nicht nur zur Chancengleichheit bei, sondern stärkt auch das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in die Verwaltung und fördert eine breite gesellschaftliche Akzeptanz der digitalen Trans- formation. Ein zentraler Aspekt ist der barrierefreie Zugang zu öﬀ entlichen Daten. Damit auch Menschen mit Behinderungen, Per- sonen mit geringen technischen Vorkenntnissen oder sozial Benachteiligte uneingeschränkt an da- tenbasierten Verwaltungsprozessen partizipieren können, wird der Zugang entsprechend gestaltet. Die Verwaltung stellt sicher, dass digitale Angebo- te für alle zugänglich sind, unabhängig von indivi- duellen Einschränkungen.

Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung 35 Ein Schlüssel zur erfolgreichen Einbindung der Bevölkerung ist die Förderung digitaler Bildung. Ziel ist es, Bürgerinnen und Bürger in die Lage zu versetzen, die Angebote und Möglichkeiten einer datengetriebenen Verwaltung zu verstehen und optimal zu nutzen. Durch gezielte Bildungsmaß- nahmen wird das Verständnis für digitale Prozesse gestärkt und eine aktive Beteiligung ermöglicht. Die Partizipation der Bürgerinnen und Bürger wird an ihren individuellen Fähigkeiten und Bedürfnis- sen ausgerichtet. Zielgruppengerechte Ansätze sorgen dafür, dass jede Person die Chance erhält, aktiv und gleichberechtigt an der digitalen Trans- formation teilzunehmen. So wird sichergestellt, dass alle Bevölkerungsgruppen von den Vorteilen einer datenbasierten Verwaltung proﬁ tieren. FALLBEISPIEL: INKLUSION UND TEILHABE Die Kreisverwaltung Beispielstadt erkannte, dass Menschen mit Seh- oder Hörbehinderungen nur eingeschränkt auf digitale Verwaltungsdienste zugreifen konnten. Viele Webseiten und Online- Formulare waren nicht mit Screen-Readern kom- patibel oder enthielten keine alternativen Zu- gangsformen wie Gebärdensprachvideos. Als Lösung wurde die digitale Infrastruktur der Verwaltung überarbeitet. Neue Funktionen wie eine Vorlesefunktion für Texte, Gebärdensprach- videos zu wichtigen Themen und eine spezielle Tastatur-Navigation wurden eingeführt. Darüber hinaus bietet die Verwaltung nun regelmäßige Workshops für barrierefreie Nutzung an, bei de- nen Bürgerinnen und Bürger die neuen digitalen Werkzeuge ausprobieren und Feedback geben können. Diese Maßnahmen haben die digitale Selbststän- digkeit von Menschen mit Behinderungen ge- stärkt und ihnen ermöglicht, Verwaltungsdienste ohne Barrieren zu nutzen.

36 Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung Nachhaltigkeit und Langfristigkeit Bei der Sammlung und Nutzung von Daten ist es essenziell, die langfristigen Auswirkungen heuti- ger Entscheidungen auf Gesellschaft und Umwelt zu berücksichtigen. Nachhaltigkeit bedeutet in diesem Zusammen- hang, dass datenbasierte Entscheidungen nicht nur auf kurzfristige Erfolge abzielen, sondern auch die sozialen, ökologischen und wirtschaftlichen Folgen über längere Zeiträume hinweg einbezie- hen. Die öﬀ entliche Verwaltung trägt die Verant- wortung, sicherzustellen, dass datengetriebene Entscheidungen dem Gemeinwohl auch langfris- tig dienen. Datenbasierte Entscheidungen sollten so gestal- tet sein, dass sie die Bedürfnisse der aktuellen Bevölkerung erfüllen und zugleich die Interessen zukünftiger Generationen schützen. Dies schließt die Vermeidung negativer Auswirkungen auf Um- welt und Gesellschaft ein sowie die Sicherstellung, dass die Maßnahmen nachhaltig, gerecht und in- klusiv sind. Durch diesen Ansatz kann die öﬀ entliche Ver- waltung verantwortungsvolle Entscheidungen treﬀ en, die nicht nur kurzfristige Vorteile bieten, sondern auch zum wirtschaftlichen Fortschritt und zum Schutz der Umwelt beitragen, ohne sozi- ale Ungleichheiten zu verstärken. Auf diese Weise wird die Grundlage für eine nachhaltige Entwick- lung geschaﬀ en, die die Lebensqualität heutiger und zukünftiger Generationen gleichermaßen fördert. LEITLINIE: NACHHALTIGKEIT UND LANGFRISTIGKEIT Die Kreisverwaltung verfolgt eine Datenstrategie, die auf langfristige Nachhaltigkeit ausgerichtet ist. Dies bedeutet, dass bei der Datenerhebung und -nutzung sowohl aktuelle als auch zukünfti- ge Herausforderungen, wie die Klimakrise, demo- graﬁ sche Veränderungen und technologische Ent- wicklungen, aktiv berücksichtigt werden. Dabei wird sichergestellt, dass Daten so aufbe- reitet, gespeichert und gepﬂ egt werden, dass sie nicht nur für gegenwärtige Zwecke nutzbar sind, sondern auch in Zukunft an neue technologische Standards angepasst und verwendet werden kön- nen. Ein zentraler Bestandteil dieser Strategie ist die Transparenz von datenbasierten Entscheidun- gen. Jede Entscheidung, die auf Grundlage der gesammelten Daten getroﬀ en wird, wird sorgfäl- tig dokumentiert, um langfristige Nachvollzieh- barkeit und Überprüfbarkeit sicherzustellen. So können Entscheidungen, wenn nötig, später kor- rigiert oder optimiert werden. Durch diesen Ansatz gewährleistet die Kreisver- waltung, dass ihre Datenstrategie sowohl den An- forderungen der Gegenwart gerecht wird als auch zukünftige Entwicklungen antizipiert und ﬂ exibel darauf reagieren kann. Dies schaﬀ t die Grundla- ge für nachhaltige, langfristig tragfähige Verwal- tungsprozesse, die sowohl der Gesellschaft als auch der Umwelt zugutekommen.

Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung 37 FALLBEISPIEL: NACHHALTIGKEIT UND LANGFRISTIGKEIT Die Kreisverwaltung Beispielstadt plante den Ausbau des öﬀ entlichen Nahverkehrsnetzes, um sowohl den aktuellen Bedarf zu decken als auch langfristige Umweltziele zu unterstützen. Anstatt sich ausschließlich auf kurzfristige Ver- kehrsprognosen zu stützen, wurde eine daten- basierte Strategie entwickelt, die ökologische, soziale und wirtschaftliche Faktoren über einen Zeitraum von 20 Jahren berücksichtigt. Für die Planung wurden umfangreiche Daten zur Bevölkerungsentwicklung, Pendlerströmen, Luft- qualität und Lärmbelastung gesammelt und ana- lysiert. Zusätzlich wurde berücksichtigt, wie sich der Klimawandel und technologische Innovatio- nen wie autonomes Fahren auf die Mobilität in der Region auswirken könnten. Um sicherzustellen, dass erhobene Daten auch in Zukunft nutzbar bleiben, setzt die Kreisver- waltung auf zukunftssichere Speicherlösungen. Daten werden in oﬀ enen und standardisierten Formaten abgelegt, sodass sie auch mit zukünf- tigen Technologien kompatibel sind. Zudem wird regelmäßig geprüft, ob neue Anforderungen oder technologische Entwicklungen eine Anpassung der Datenstrategie erfordern, um eine langfristige Verwendbarkeit sicherzustellen.

38 Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung Verantwortung und ethische Nutzung Die Erhebung, Auswertung und Veröﬀ entlichung von Daten sowie deren Einsatz für politische Ent- scheidungen erfordern eine sorgfältige Berück- sichtigung ethischer Fragestellungen. Die normative Grundlage dafür bilden das Grund- gesetz, die Europäische Menschenrechtskonven- tion sowie nationale und EU-rechtliche Vorga- ben. Diese stellen sicher, dass sowohl rechtliche als auch ethische Prinzipien eingehalten werden. Insbesondere die Nutzung automatisierter Ver- fahren und Künstlicher Intelligenz (KI) verlangt ein besonderes Augenmerk auf Transparenz, Daten- schutz und Fairness. Es ist unverzichtbar, dass diese Technologien nicht diskriminierend wirken und im Einklang mit gel- tenden Standards wie dem AI-Act der EU stehen. Die ethische Nutzung von Daten sollte immer von der Zielsetzung geprägt sein, das Vertrauen der Menschen in datenbasierte Prozesse und Techno- logien zu stärken. Dies erfordert eine klare Kom- munikation, wie Daten verarbeitet werden, und ein Höchstmaß an Sicherheit, um Missbrauch zu verhindern. Zugleich sollte die Nutzung von Daten Innova- tionen fördern und gesellschaftliche, ökologische sowie wirtschaftliche Vorteile generieren, ohne grundlegende Rechte zu gefährden. Ein werte- basiertes Datenmanagement verbindet techno- logische Fortschritte mit den Anforderungen an eine verantwortungsvolle und transparente Ge- staltung der digitalen Transformation. Nur so kön- nen die Chancen der Datenwirtschaft genutzt und gleichzeitig die Grundrechte gewahrt werden. LEITLINIE: VERANTWORTUNG UND ETHISCHE NUTZUNG Die Kreisverwaltung Siegen-Wittgenstein entwi- ckelt umfassende ethische Richtlinien für den Um- gang mit Daten, die auf den Grundprinzipien von Gerechtigkeit, Fairness und Transparenz basieren. Diese Richtlinien werden kontinuierlich überprüft und an neue technologische Entwicklungen sowie gesellschaftliche Herausforderungen angepasst. Ihre konsequente Anwendung in allen Bereichen der Datenverarbeitung wird durch geeignete Maßnahmen sichergestellt. tenethische Überlegungen in allen Prozessen ver- ankert sind. Mitarbeitende werden dadurch be- fähigt, nicht nur technisch korrekt, sondern auch gewissenhaft mit Daten umzugehen. Zusätzlich werden verbindliche Mechanismen zur ethischen Bewertung der Datennutzung implementiert. Dies erfolgt beispielsweise durch die Einrichtung von Ethikkommissionen oder die Einbeziehung externer Expertinnen und Experten, um fundierte und ausgewogene Beurteilungen sicherzustellen. Ein zentraler Bestandteil der Umsetzung ist die Sensibilisierung der Mitarbeitenden für die ethi- schen Implikationen der Datennutzung. Durch gezielte Schulungen wird gewährleistet, dass da- Solche Verfahren gewährleisten, dass datenba- sierte Entscheidungen nicht allein auf technischer Eﬃ zienz beruhen, sondern auch ethisch legiti- miert sind. Die Kreisverwaltung betrachtet ethi-

Digitale Transformationsstrategie der Kreisverwaltung 39 sche Beteiligung nicht als zusätzliche Belastung, sondern als essenziellen Rahmen für eine sichere, verantwortungsvolle und nachhaltige Datennut- zung. Sie erkennt an, dass digitale Systeme und deren Gestaltung nie völlig neutral oder losgelöst von ethischen Überlegungen betrachtet werden können. Daher werden ethische Prinzipien von Anfang an und proaktiv in die Entwicklung und Nutzung di- gitaler Systeme integriert, beispielsweise durch die Einbeziehung relevanter Stakeholder oder interdisziplinärer Zusammenarbeit („Ethics by Design“). Dies umfasst auch die Minimierung un- gewollter Auswirkungen. So wird etwa bei der automatisierten Datenverarbeitung darauf geach- tet, dass Programme ethische und datenschutz- freundliche Grundeinstellungen nutzen („Ethics by Default“). Dadurch wird sichergestellt, dass technologische Lösungen im Einklang mit den Werten und Bedürf- nissen der Gesellschaft stehen. Mit diesen Maß- nahmen stärkt die Kreisverwaltung nicht nur das Vertrauen in ihre Arbeit, sondern sichert auch die langfristige gesellschaftliche Akzeptanz datenba- sierter Entscheidungen. Sie zeigt damit, dass eine verantwortungsvolle, gerechte und transparente Nutzung von Daten eine unverzichtbare Grundla- ge für eine zukunftsfähige Verwaltung ist. FALLBEISPIEL: VERANTWORTUNG UND ETHISCHE NUTZUNG Die Kreisverwaltung Beispielstadt führte ein auto- matisiertes System zur Priorisierung von Anträgen auf Sozialleistungen ein, um Bearbeitungszeiten zu verkürzen. Während das System technisch eﬃ zient arbeitet, stellte sich heraus, dass es be- stimmte Bevölkerungsgruppen benachteiligt, da das System auf historischen Daten basiert, die be- stehende soziale Ungleichheiten widerspiegelten. Um sicherzustellen, dass das System ethisch und gerecht arbeitet, wurde eine unabhängige Ethik- kommission eingerichtet. Diese überprüfte die eingesetzten Algorithmen auf Verzerrungen (Bias) und empfahl Anpassungen, um sicherzustellen, dass keine Gruppe systematisch benachteiligt wird. Zusätzlich wurden externe Expertinnen und Ex- perten aus den Bereichen Sozialwissenschaften, Ethik und Informatik einbezogen, um die Ent- scheidungen der Kommission zu untermauern. Parallel dazu wurde ein transparentes Informa- tionsportal geschaﬀ en, auf dem Bürgerinnen und Bürger nachvollziehen können, wie das System funktioniert, welche Daten es nutzt und welche ethischen Leitlinien beachtet werden.